FAQ

Per chi NON utilizza ancora un DMS

Quali vantaggi offre un DMS rispetto a un archivio cartaceo?

L’adozione di un DMS abilita una serie di benefici strategici per l’azienda:

    • riduce i costi: oltre ad abbattere costi di archiviazione, reperimento, conservazione e spedizione dei documenti, un buon sistema di gestione documentale come PaPeers permette di ridurre gli errori e le perdite di tempo, e di rendere più efficiente il lavoro di tutto lo staff.

    • rende il lavoro più agevole: un DMS di ultima generazione come PaPeers integra ad esempio tecnologie di intelligenza artificiale e funzionalità evolute di classificazione e ricerca che permettono di archiviare, individuare e rendere reperibile in pochi secondi qualsiasi documento o informazione, con pochi clic e da qualsiasi dispositivo; l’integrazione delle firme elettroniche e l’utilizzo dei workflow facilita inoltre le attività di controllo e di validazione sui documenti; estrema flessibilità e modularità degli strumenti consentono infine di configurare in maniera completamente personalizzata l’assetto di funzionalità, privilegi e regole di funzionamento, in modo rapido e altamente usabile.

    • supporta un mondo eco-friendly: l’utilizzo di un DMS come PaPeers supporta la sfida ambientalista per un mondo più ecosostenibile, riducendo le emissioni di CO2 e rendendo al tempo stesso concreta (e semplicissima) la gestione dei processi di digitalizzazione ed il passaggio ad una gestione documentale ibrida o totalmente dematerializzata.

    • aumenta il grado di sicurezza: l’utilizzo di un software centrale a tutta l’azienda dà la certezza di conservazione dei file, della gestione delle ACL per permettere determinate operazioni a determinare operatori e molto altro ancora.

    • garantisce il rispetto delle normative: grazie all’integrazione di SPID ed Infocert i documenti gestiti con l’utilizzo di Papeers assumono una valenza legale.

Come scegliere un DMS tra quelli disponibili sul mercato?

La scelta dipende dal profilo della propria azienda e dal tipo di esigenze che si intendono veder soddisfatte:

    • Qual è la dimensione del proprio archivio e di che tipo o formato di documenti è composto?

    • Quante sono le persone interne all’organizzazione e coinvolte nei processi di produzione, accesso, gestione e/o scambio documentale?

    • Quante sono le persone esterne all’organizzazione (come fornitori, clienti, etc…) che si desidera coinvolgere in attività selettive di scambio documentale?

    • Qual è l’ampiezza delle funzionalità desiderate?

    • Si hanno esigenze particolari di personalizzazione e/o di integrazione con altri applicativi gestionali in uso?

    • Sono da prevedersi specifiche particolari definite dall’azienda rispetto ad eventuali standard di conformità da considerare?

    • Si dispone di un team tecnico, interno o esterno, per la gestione degli aspetti sistemistici e di programmazione?

    • Si desidera adottare una specifica modalità di rilascio tra cloud, ibrida e on-premise?

    • Come si intendono gestire le attività di importazione delle informazioni da eventuali DMS in uso, e/o i processi di digitalizzazione di eventuali archivi cartacei in essere?

    • Nelle fasi di post-vendita si desidera disporre di un servizio di assistenza italiano, erogato da uno staff tecnico competente e appassionato perché direttamente coinvolto nella realizzazione delle soluzioni (come nel caso di PaPeers)?

    • Si dispone di un budget sufficiente a finanziare le soluzioni proposte dalle società più blasonate?

Sulla base di queste valutazioni sarà possibile selezionare l’offerta più idonea alla propria realtà; PaPeers naturalmente è in grado di rispondere a qualsiasi tipo di richiesta attraverso un’offerta completa di soluzioni personalizzabili, scalabili e modulari, con un approccio di pricing tra i più convenienti e flessibili del mercato.

Quanto costa mediamente adottare un DMS?

L’investimento necessario per un buon DMS dipende generalmente da una serie di fattori comuni a tutti i principali vendors:

    • numero di persone coinvolte nei processi di gestione e/o scambio documentale;

    • tipo e ampiezza delle funzionalità desiderate;

    • livello di personalizzazione richiesta durante le fasi di attivazione;

    • necessità o meno di integrare eventuali altri software e/o siti web aziendali in uso;

    • eventuali servizi opzionali di consulenza, assistenza, progettazione o sviluppo richiesti.

PaPeers ad esempio adotta un modello di listino estremamente flessibile e scalabile, che permette di configurare in forma modulare numero di utenti, funzionalità, opzioni speciali e servizi personalizzati, offrendo anche soluzioni entry-level adatte agli studi professionali e/o alle organizzazioni più piccole.

Di cosa è necessario disporre sul piano tecnologico?

Nel caso delle soluzioni DMS rilasciate in modalità cloud, come PaPeers Launch o PaPeers Galaxy, i requisiti tecnologici per l’attivazione sono pressoché nulli. L’utilizzo della piattaforma può avvenire tramite qualsiasi dispositivo accedendo all’area riservata online raggiungibile qui: https://[ID-AZIENDA].papeers.com, da cui l’azienda può configurare ed utilizzare facilmente tutte le funzionalità disponibili e previste nel suo abbonamento.

Nel caso delle soluzioni DMS on-premise, sarà sufficiente installare sui propri server il framework PaPeers, abilitando in forma personalizzata e sincronizzata all’ecosistema IT tutte le funzionalità e i vantaggi di una gestione di dati e documenti altamente efficiente e sicura.

Nel caso in cui, infine, fossero necessari interventi su misura per la personalizzazione delle funzionalità e/o l’integrazione con eventuali software in uso, lo staff di PaPeers è a disposizione per interfacciarsi con il team tecnico dell’azienda e individuare la soluzione personalizzata più completa e puntuale da proporre.

Per chi utilizza già un DMS

Quali vantaggi offre PaPeers rispetto ai migliori DMS in commercio?

A differenza dei più diffusi DMS in circolazione, PaPeers è un vero e proprio data-hub, in grado di abilitare le sue caratteristiche di efficienza, sicurezza ed affidabilità non solo nell’ambito della tradizionale gestione documentale e di archivio, ma su qualsiasi flusso di dati in cui l’azienda è coinvolta, relativamente a soggetti e/o applicativi interni e/o esterni all’organizzazione.

PaPeers inoltre integra sulle più evolute (ed apprezzate) funzionalità di gestione documentale, tecnologie all’avanguardia come la blockchain, l’intelligenza artificiale e l’IoT, in modo da massimizzare le performance della piattaforma in termini di valore aggiunto per l’utente.

PaPeers è complicato da implementare e da utilizzare?

Nel caso delle soluzioni PaPeers in cloud, come PaPeers Galaxy, l’attivazione è semplicissima e pressoché immediata, eseguibile anche online dall’azienda interessata all’acquisto: è sufficiente configurare le specifiche per l’abbonamento e in pochissimo tempo il sistema invierà credenziali e istruzioni per l’accesso alla propria area PaPeers accessibile e configurabile online da qualsiasi dispositivo.

Nel caso delle soluzioni PaPeers ibride o on-premise invece, come nel caso di PaPeers Hosted, sarà sufficiente contattare il nostro staff e definire insieme la configurazione di abbonamento, opzioni ed eventuali servizi opzionali più adatta alle proprie esigenze; una volta ricevuta e confermata l’offerta, verrà inviato il file di download e tutte le istruzioni per le fasi di installazione e configurazione iniziale.

Infine, nel caso in cui fossero necessari interventi su misura per la personalizzazione delle funzionalità e/o l’integrazione con eventuali software in uso, lo staff di PaPeers è a disposizione per interfacciarsi con il team tecnico dell’azienda e individuare la soluzione personalizzata più completa e puntuale da proporre.

Le informazioni e i documenti gestiti tramite PaPeers sono al sicuro?

PaPeers è tra i pochissimi DMS evoluti ad adottare la tecnologia blockchain a garanzia di sicurezza e di affidabilità delle informazioni trattate; il che permette di garantire i più elevati standard di cyber-security rispetto a tutti i dati, riducendo a zero il rischio di attacchi informatici e di perdita e/o compromissione del proprio archivio.

L’integrazione di servizi di conservatoria accreditata come Infocert permette inoltre di dare valenza giuridica al documento caricato.

Cosa si intende per “affidabilità certa dei documenti e delle informazioni”?

Quando leggi questa frase all’interno del materiale di presentazione e della documentazione relativa a PaPeers, facciamo riferimento alle caratteristiche intrinseche della tecnologia blockchain: immutabilità del registro, trasparenza, tracciabilità delle transazioni e sicurezza basata su tecniche crittografiche.

Quali tipi di utenti sono disponibili all’interno di PaPeers?

Le soluzioni PaPeers prevedono quattro tipologie di account utente:

  1. Azienda: è il tipo di account utente utilizzabile dal partner per attivare e gestire i propri clienti separatamente ma in modo centralizzato, associando scadenze, limiti, opzioni e funzioni specifiche, e/o abilitando gruppi omogenei di “operatori” e di “utenti esterni”.
    Il Partner Papeers può integrare in qualsiasi momento utenti aziende supplementari.

  2. Amministratore: è il tipo di account utente con i più alti privilegi disponibili, utile a configurare le impostazioni per la licenza PaPeers in uso, ad abilitare nuove opzioni e/o estensioni, ad attivare nuovi operatori e utenti esterni e a regolarne i relativi permessi, a definire i processi di workflow o le istruzioni per il modulo di intelligenza artificiale.
    Il Cliente può integrare in qualsiasi momento utenti amministratori supplementari (ad esclusione della versione Papeers Base) sul proprio account aziendale Papeers.

  3. Operatore: è il tipo di account utente utilizzabile per il personale e i collaboratori dell’azienda, e garantisce l’ accesso al set di funzioni, sezioni e documenti definiti dall’account amministratore di riferimento.
    Il Cliente può integrare in qualsiasi momento utenti operatori supplementari sul proprio account aziendale Papeers.

  4. Utente Esterno: è il tipo di account utente utilizzabile per gestire clienti e soggetti soggetti esterni coinvolti nello scambio documentale con l’azienda; permette di accedere in forma certificata ed autenticata ad una specifica area di PaPeers, da cui visualizzare, firmare, depositare o conservare documenti privati, oppure partecipare ad un workflow impostato dall’azienda.
    Il Cliente può integrare in qualsiasi momento utenti esterni supplementari sul proprio account aziendale Papeers.

Cosa si intende per “data-hub”?

A differenza dei più diffusi DMS in circolazione, PaPeers è un vero e proprio data-hub, in grado di abilitare le sue caratteristiche di efficienza, sicurezza ed affidabilità non solo nell’ambito della tradizionale gestione documentale e di archivio, ma su qualsiasi flusso di dati in cui l’azienda è coinvolta, relativamente a soggetti e/o applicativi interni e/o esterni all’organizzazione.

PaPeers infatti è stato progettato pensando agli sviluppatori: attraverso un completo set di Rest APIs è possibile interfacciare il nostro data-hub con qualsiasi applicativo e sito web in uso nell’azienda in modo estremamente semplice e veloce, unificando, ottimizzando e proteggendo così la gestione di dati e documenti attraverso un’unica piattaforma di ultima generazione.

È possibile integrare le funzionalità di PaPeers all’interno di un DMS in uso?

Sì, è possibile. Oltre a disporre di un applicativo web utilizzabile dall’azienda nel caso lo desideri, il framework PaPeers comprende anche un completo set di Rest APIs con cui il team tecnico dell’azienda (o in alternativa lo staff di PaPeers, se richiesto) potrà interfacciare in modo agevole il data-hub con eventuali sistemi di gestione documentale già in uso, in modo da applicare al proprio modello gestionale tutte le caratteristiche di sicurezza, affidabilità ed efficienza, mantenendo però inalterati i processi e le interfacce operative utilizzate dal personale.

Quanto costano le soluzioni PaPeers?

PaPeers costituisce un investimento dal ritorno garantito, visti i benefici in grado di portare all’azienda sia nel breve che sul lungo periodo, in termini di efficienza, sicurezza e affidabilità delle informazioni.

PaPeers adotta un modello di pricing estremamente flessibile e scalabile, che permette di configurare in forma modulare numero di utenti, funzionalità, opzioni speciali e servizi su misura, offrendo soluzioni ibride e on-premise totalmente personalizzate e integrate ai sistemi gestionali in uso, fino ad opzioni entry-level in cloud, da poche migliaia di euro all’anno, adatte anche alle realtà più piccole.

I fattori che incidono sul pricing sono:

    • tipo di funzionalità desiderate;

    • livello di personalizzazione richiesta;

    • numero di amministratori, cioè di utenti in grado di gestire ;

    • numero di utenti operatori, cioè manager, dipendenti e collaboratori “interni” all’azienda;

    • numeri di utenti esterni che si desidera coinvolgere in uno o più processi di gestione e/o scambio documentale dell’azienda, ad esempio clienti e/o fornitori;

    • necessità di servizi di integrazione del proprio account aziendale PaPeers con eventuali altri software e/o siti web aziendali in uso;

    • necessità di eventuali altri servizi opzionali di consulenza, assistenza, progettazione o sviluppo richiesti.

Per maggiori informazioni sulle soluzioni commerciali di PaPeers, contatta il nostro staff.

Quali modalità di rilascio sono previste?

PaPeers è disponibile in qualsiasi modalità di rilascio:

    • soluzioni cloud: attivabili e configurabili direttamente online, prevedono l’accesso tramite un applicativo web responsive;

    • soluzioni  on-premise: attivabili contattando il nostra staff.

Come fare ad acquistare ed attivare PaPeers?

Nel caso delle soluzioni PaPeers in cloud, l’attivazione è semplicissima e pressoché immediata, eseguibile anche direttamente online: è sufficiente configurare le specifiche per l’abbonamento e in pochissimo tempo il sistema invierà credenziali e istruzioni per l’accesso alla propria area PaPeers accessibile e configurabile online da qualsiasi dispositivo.

Nel caso delle soluzioni PaPeers ibride o on-premise invece, come nel caso di PaPeers Hosted, sarà sufficiente contattare il nostro staff e definire insieme la configurazione di abbonamento, opzioni ed eventuali servizi opzionali più adatta alle proprie esigenze; una volta ricevuta e confermata l’offerta, verrà inviato il file di download e tutte le istruzioni per le fasi di installazione e configurazione iniziale.

Nel caso in cui fossero necessari interventi su misura per la personalizzazione delle funzionalità e/o l’integrazione con eventuali software in uso, lo staff di PaPeers è a disposizione per interfacciarsi con il team tecnico dell’azienda e individuare la soluzione personalizzata più completa e puntuale da proporre.

Per gli “Amministratori” di un account PaPeers

È possibile scalare le funzionalità e il numero di utenti?

PaPeers adotta un modello di listino estremamente flessibile e scalabile, che permette in qualsiasi momento di integrare o ridurre il numero di utenti, le funzionalità attive, eventuali opzioni o servizi personalizzati, semplicemente contattando il nostro staff.

Come si fa ad attivare e configurare nuovi utenti?

All’interno di PaPeers esistono differenti tipologie di utenti: amministratore, operatori e utenti esterni.

L’amministratore dell’account aziendale PaPeers può agevolmente attivare nuovi operatori e amministrare quelli esistenti tramite la propria area riservata, regolarne i privilegi e il grado di accessibilità all’archivio; dalla stessa area può configurare nuovi utenti esterni o gestire quelli già attivi, e definirne le specifiche di accesso.

Per gli “Operatori” di un account PaPeers:

Come si fa ad impostare un “tag”?

All’interno di PaPeers i tags sono delle sorte di etichette di classificazione configurabili e utilizzabili dagli operatori per rendere più intuitive ed efficienti le attività di archiviazione e ricerca dei dati e dei documenti.

Per impostare un tag è sufficiente aggiungere nella sezione dedicata il termine che si vuole utilizzare ed andare a selezionarlo poi al momento della creazione di un nuovo file.